№ 23 Agile Diplomaten – frischer Wind für das Auswärtige Amt

„Resilienz und Anpassungsfähigkeit sind die Eigenschaften, die man im diplomatischen Dienst schätzt“, erzählt unser heutiger Gesprächspartner und Gastgeber Karlfried Bergner, Leiter des Kompetenzzentrum Führung beim Auswärtigen Amt. Aber tragen Resilienz und Anpassungsfähigkeit die Ministerialbürokratie in das 21. Jahrhundert? Es braucht neue Methoden, neue Ideen, neue Lösungsansätze. Und Karlfried Bergner nutzt dafür die Kraft aus der Mitte der Organisation. Er kooperiert mit Graswurzelbewegungen, die es, wie wir lernen, auch in seiner Behörde gibt. Und er sorgt mit einem Multiplikatorenprogramm freiwilliger Change Agents für die Verbreitung frischer Ideen für agile Zusammenarbeit im Haus.

Der Blick auf eine Behörde wie das Auswärtige Amt hat mindestens zwei Perspektiven. Die eine Perspektive zeigt eine Behörde klassischen Zuschnitts mit traditionellem Aufbau und festgelegten Entscheidungs- und Kommunikationsstrukturen. Die andere Perspektive fällt allerdings auch auf ein Haus, dessen Mitarbeiter im Ausland mit Unsicherheit und permanentem Wandel umgehen müssen, die unter bestimmten Umständen schnell handeln müssen auch ohne direkten Draht nach Berlin und ohne Ansage „von oben“.

In diesem Spannungsfeld widmet sich Karlfried Bergner der Frage, wie neue Formen der Zusammenarbeit im Auswärtigen Amt etabliert werden können. „Die Frage ist, ob die Rahmenbedingungen im öffentlichen Dienst eigentlich Agilität zulassen“ erklärt Bergner und stellt fest, dass aus seiner Sicht bei dem, was derzeit an neuen Arbeitsformen auch im öffentlichen Dienst probiert wird, noch viel Spielraum gibt: „Wir sind noch weit weg von irgendwelchen roten Linien“, erzählt Bergner. Und schnell sind wir uns einig: Auch in Behörden sind die Freiräume oft viel größer, als die Mitarbeiter denken – oft dienen vermeintliche Grenzen als Ausrede, das Neue nicht anzupacken. „Man kann schon noch eine ganze Menge ausprobieren“, so Bergner.

Um diese Zusammenarbeit in der Behörde in das 21. Jahrhundert zu holen, geht es im Projekt „Agiles Arbeiten in der Auslandsvertretung“ um die Verbesserung der Zusammenarbeit der Zentrale mit den Auslandsvertretungen. Über die Kooperation mit „DigitalServices4Germany“ kommen in den Fellowship-Programmen „Tech4Germany“ und „Work4Germany“ junge Studien-Absolventen in das Auswärtige Amt, die zu einer verbesserten Digitalisierung im öffentlichen Dienst beitragen wollen. Gerade dieTeilnahme in agilen Workshops mit den jungen Fellows inspirierte Bergner, sich tiefer mit dem Thema „Neue Zusammenarbeit“ auseinanderzusetzen.

Ein zweiter Auslöser führt Bergner dann zu einer weiteren Säule für die Etablierung neuer Arbeitweisen: Die Corona Krise stellt das Auswärtige Amt wie viele andere Unternehmen vor die Herausforderung:  Wie bewältigen wir die Umstellung auf mobiles Arbeiten? In dieser Zeit stößt Bergner eine selbstorganisierte Gruppe, eine Graswurzel in der Behörde: Sie nennen sich „Friends of Digi“, und sie sind den Kollegen bei der Kenntnis und Nutzung digitaler Technologien um Längen voraus. Im ersten Schritt helfen sie bei der Dokumentation neuer Lösungen für die Remote Worker,  und bieten Hilfe für Kollegen im Umgang mit digitalen Werkzeugen von Zoom über Webex bis hin zu Messenger Diensten. Sie probieren gemeinsam Tools wie Slack als Gruppenchat oder Mural und Miro als Whiteboard aus – alles Lösungen, die im Kernbereich des Auswärtigen Amts sicher nicht zugelassen werden würden, aber zum einen vielleicht die Peripherie stärken könnten und zum anderen erstmals für ein Grundverständnis sorgen, wie Zusammenarbeit heute mit zeitgemäßen Werkzeugen organisiert werden kann. Denn einer der größten Schmerzen ist, so Bergner, das Fehlen einer Plattform für digitale Zusammenarbeit.

Die Art und Weise, wie er mit den jüngeren Kollegen schnell das Auswärtige Amt in einer Krisensituation unterstützen konnte, beeindruckt ihn nachhaltig.

„Veränderungen geht nicht nur Top Down oder Bottom up, es braucht beides“. Während Top Down in einer Ministerialbürokratie selbstverständlich gelebt wird, stärkt Karlfried Bergner nun den Wandel aus der Mitte: Nicht nur mit den „Friends of Digi“, sondern auch durch Schaffung eines eigenen Multiplikatorenprogramms, in dem Freiwillige neue Methoden der Zusammenarbeit erlernen können und ins Haus tragen sollen. Es ist fast eine subversive Veränderungstaktik, mit der man die Arbeitsbereiche indirekt mit neuen Arbeitsweisen, neuen Kommunikationsformen und Zusammenarbeits-Formaten vertraut macht. Die Multiplikatoren vernetzen sich, unterstützen sich, geben sich einen Namen: Die „Mitreißer“ wollen teilhaben an der Modernisierung der traditionellen Organisation. Es beginnt jetzt eine Geschichte, an der mehr Veränderung von unten bewirkt wird, als es eine Verordnung von oben hätte erreichen können.

Über Karlfried Bergner

Karlfried Bergner ist Leiter des Kompetenzzentrum Führung im Auswärtigen Amt. Nach einem Studium der Rechtswissenschaften und der Betriebswirtschaft trat er 1989 in den Auswärtigen Dienst ein und hat seither in mehr als 10 Verwendungen im In- und Ausland gearbeitet, zuletzt  als Botschafter in Kuwait. In seiner Arbeit konzentriert er sich auf Fragen der Führung und der Zusammenarbeit in größeren Teams und unterstützt die Einführung agiler Arbeitsmethoden im Auswärtigen Amt.  Aktueller Schwerpunkt seiner Arbeit ist der “Lernprozess Corona” – ein größerer Veränderungsprozess,  mit dem das Auswärtige Amt mittel- und langfristige Veränderungen zur Steigerung seiner Resilienz herbeiführen möchte.

 

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