№ 21 Von der preußischen in die neue Arbeitswelt: Das Labor in der Berliner Finanzverwaltung

New Work in der Berliner Finanzverwaltung? Freiräume für Experimente in der traditionellen Bürokratie? Wir treffen für diesen Podcast Ralf Meyer, der wie es scheint, ausreichend Freiräume gefunden hat, um neue Formen der Zusammenarbeit zu verproben.

Wir treffen uns auf neu gestalteten Büroflächen, coole Möbel, sanfte Beleuchtung, alte Mauern. Es könnte auch ein Coworking Space in Berlin Mitte sein. Der Schreibtisch, der Ralf Meyer gehören könnte, gehört ihm nicht mehr. „Niemand hat hier mehr einen eigenen Schreibtisch“, sagt Ralf Meyer gleich zu Beginn und verweist darauf, dass die Berliner Finanzverwaltung die Flächeneffizienz um 30% gehoben hat.

Die Berliner Finanzverwaltung als Versuchsfeld für neue Formen der Zusammenarbeit? Von Ralf Meyer erfahren wir in unserem Gespräch, wie er geschickt Freiräume nutzt, um das zu tun, was moderne Unternehmen heute versuchen umzusetzen, aber man nicht in der öffentlichen Verwaltung vermuten würde. Ralf Meyer führt verschiedenste Titel in der Verwaltungsorganisation, er ist „gelernter Beamter“, studierter Diplom Verwaltungswirt, arbeitet heute als stellvertretender Referatsleiter, Koordinator e-Government und dialogpolitischer Koordinator, und in seinem LinkedIn Profil finden wir den Claim „Sei selbst die Veränderung, die du dir für die Welt wünschst“. Die Berliner Finanzverwaltung als Hort grauer Mäuse mit Ärmelschonern? Mitnichten!

Was treibt einen Menschen wie ihn, Veränderungen in einer Behörde anzustoßen, die eigentlich für das Bewahren steht? Nichts langweilt ihn mehr als sich hinzusetzen und sich mit den Defiziten abzufinden und auf die Pension zu warten, erklärt Meyer. „Ich habe den Anspruch, dass Verwaltung effizienter, bürgernäher arbeiten kann.“ Und das geht nur, wenn man mit der Zeit geht.

Wir erfahren im Gespräch über die Anfänge mit der elektronischen Akte im Jahr 2012 (die während Corona die Arbeitsfähigkeit von Tag 1 an sicherte), wir sprechen über digitale Vernetzung mit einem internen sozialen Netzwerk (immerhin schon 2013 mit ersten Schritten implementiert, weit vor so manchem Unternehmen), und wir lernen das Projekt „Arbeit Mal anders“ kennen, geboren aus der Not heraus, vorhandene knappen Flächen besser zu auszulasten, aber auch die Chancen der Digitalisierung für neue Arbeitskonzepte zu nutzen. Das Projekt,  mit wissenschaftlicher Evaluation durchgeführt, entpuppte sich als glücklicher Zufall und Glück im Unglück: Mit Beginn der Pandemie endete die Pilotphase, von Tag 1 an war man arbeitsfähig.

Immer probieren die mittlerweile 18 Mitstreiter neue Konzepte in ihrem eigenen Bereich aus. Das „Labor“, wie es Ralf Meyer nennt, ist damit das Testfeld, um digital, mobil flexibel zu arbeiten.  Er beobachtet, dass Freiräume überall gibt, und das die Herausforderung ist, diese nutzen zu wollen und dann auch in die Verantwortung zu gehen.

Was gibt Ralf Meyer denjenigen mit, die selber Vorreiter sein wollen und auch ohne Auftrag neue Wege gehen wollen? Sie sollten sich fragen: Weiß ich genug über das Thema? Bin ich davon überzeugt? Kann ich andere überzeugen? Und stellt das, was ich will, wirklich für andere einen Mehrwert dar? Dann sind es schon mal gute Voraussetzungen um Rückschläge und Durststrecken zu überstehen. Die Unterstützer sollte man nutzen, um das Vorhaben nochmal zu reflektieren, rät Meyer. Und wenn sich dann überall grüne Häkchen ergeben, dann scheint es der richtige Weg zu sein.

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Zitate

„Wenn man die Augen und Ohren offen hält, dann erkennt man, es gibt sowas wie Elektroautos, oder einen elektronischen Personalausweis – und dann kann man sich fragen, ob es Sinn macht, z.B. den elektronischen Personalausweis mit dem Portal zu kombinieren.“

„Ich behaupte mal: Normal ist hier keiner. Und so gibt es immer viel Diskussionen und Erfahrungsaustausche, und jeder hat einen anderen Hintergrund, mit dem er hergekommen ist. Bunt zusammengewürfelt. Und das macht vielleicht auch die Mischung aus, dass sich miteinander immer neue Ideen und Ansätze generieren.“

„Wir sind ja mittlerweile auch in der Berliner Verwaltung ganz gut vernetzt. Es gibt überall kleine Inseln von Menschen, die nicht nur streng hierarchisch, sondern eher kreativ und partizipativ miteinander umgehen. Ist sicher nicht die Regel. Ist ja auch die Regelaufgabe des öffentlichen Dienstes, Gesetzte und Verordnungen sauber umzusetzen und Bürgerdienstleistungen sauber zu erbringen. Ich glaube, zu viel von uns, das ist auch nicht gesund.“

„Man kommt mit Abitur hierher, und da wurde mir zwei Wochen lang gezeigt, wie man Vordrucke korrekt ausfüllt, in dem Lineal und Bleistift oder Kugelschreiber nimmt und wie man das Lineal ansetzen muss.“

„Es gibt Freiräume, manchmal muss man sie suchen. Man kann auch Freiräume einfordern. Und dann kommt das schwierigste: Man muss die Freiräume nutzen wollen, und dafür muss man in Verantwortung gehen wollen. Viel wollen nicht in eine ungewisse Verantwortung gehen, wo sie nicht wissen, was kommt nachher raus, oder mache ich Fehler, die sich vielleicht nachher negativ für meine  Werdegang oder auf andere auswirken.“

 

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